Постановление Облизбиркома Иркутской области от 09.06.2015 N 71/891 "О порядке хранения, передачи в архивы и уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Губернатора Иркутской области"
ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 9 июня 2015 г. № 71/891
О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ, ПЕРЕДАЧИ В АРХИВЫ И УНИЧТОЖЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С ПОДГОТОВКОЙ И ПРОВЕДЕНИЕМ ВЫБОРОВ
ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
В соответствии с частью 1 статьи 77 Закона Иркутской области "О выборах Губернатора Иркутской области", частью 1 статьи 10 Закона Иркутской области "Об Избирательной комиссии Иркутской области" Избирательная комиссия Иркутской области постановляет:
1. Утвердить согласованный с архивным агентством Иркутской области Порядок хранения, передачи в архивы и уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Губернатора Иркутской области (далее - Порядок) (прилагается).
2. Установить, что настоящий Порядок применяется к правоотношениям, связанным с подготовкой и проведением выборов Губернатора Иркутской области, возникшим с 2015 года.
3. Опубликовать настоящее постановление в журнале "Вестник Избирательной комиссии Иркутской области".
Председатель
Избирательной комиссии
Иркутской области
Э.И.ДЕВИЦКИЙ
Секретарь
Избирательной комиссии
Иркутской области
Л.И.ШАВЕНКОВА
Приложение
к постановлению
Избирательной комиссии
Иркутской области
от 9 июня 2015 года
№ 71/891
ПОРЯДОК
ХРАНЕНИЯ, ПЕРЕДАЧИ В АРХИВЫ И УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ,
СВЯЗАННЫХ С ПОДГОТОВКОЙ И ПРОВЕДЕНИЕМ ВЫБОРОВ
ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящий Порядок разработан в соответствии с Федеральным законом "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон), Законом Иркутской области "О выборах Губернатора Иркутской области" (далее - Закон области) и определяет порядок хранения, передачи в архивы и уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Губернатора Иркутской области. Используемые в настоящем Порядке понятия и термины применяются в том же значении, что и в Законе области.
1.2. Документация избирательных комиссий передается в вышестоящие избирательные комиссии не позднее срока окончания полномочий соответствующих избирательных комиссий. Документация избирательных комиссий хранится в охраняемых помещениях, доступ посторонних лиц в указанные помещения исключается.
1.3. Ответственность за сохранность избирательной документации решением соответствующей избирательной комиссии возлагается на председателя (заместителя председателя), секретаря избирательной комиссии до передачи документации в вышестоящую избирательную комиссию либо в архив или до ее уничтожения по истечении сроков хранения.
1.4. По истечении сроков хранения, установленных настоящим Порядком, документы постоянного хранения передаются в соответствующее архивное учреждение, а документы временного хранения уничтожаются согласно установленному Порядку.
1.5. По просьбе территориальной избирательной комиссии Избирательная комиссия Иркутской области вправе рассмотреть вопрос об изменении сроков хранения избирательных документов территориальных и участковых избирательных комиссий по согласованию с архивным агентством Иркутской области в установленном порядке.
2. ПОРЯДОК И СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
В ИЗБИРАТЕЛЬНЫХ КОМИССИЯХ
2.1. В Избирательной комиссии Иркутской области (далее - Комиссия) подлежат хранению не менее десяти лет со дня официального опубликования общих результатов выборов с последующей передачей в областное государственное казенное учреждение "Государственный архив Иркутской области" следующие документы:
1) протоколы заседаний Комиссии, постановления Комиссии и документы к ним;
2) список политических партий, их региональных отделений, имеющих право в соответствии с федеральными законами принимать участие в выборах в качестве избирательных объединений;
3) перечень региональных организаций телерадиовещания, а также региональных периодических печатных изданий, которые обязаны предоставить эфирное время, печатную площадь для проведения предвыборной агитации;
4) документы, представляемые в Комиссию кандидатом на должность Губернатора Иркутской области (далее - кандидат) при выдвижении:
- решение избирательного объединения о выдвижении кандидата;
- нотариально удостоверенная копия документа о государственной регистрации избирательного объединения;
- согласованное краткое наименование избирательного объединения;
- заявление кандидата о согласии баллотироваться;
- копия паспорта или документа, заменяющего паспорт гражданина;
- копии документов, подтверждающих указанные в заявлении сведения об образовании, основном месте работы или службы, занимаемой должности (роде занятий), о том, что кандидат является депутатом на непостоянной основе, сведения, подтверждающие принадлежность кандидата к политической партии, иному общественному объединению и его статус в нем;
- сведения о размере и об источниках доходов кандидата, его супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, об имуществе, принадлежащем кандидату, его супруге (супругу) и несовершеннолетним детям на праве собственности (в том числе совместной собственности), о вкладах в банках, ценных бумагах;
- сведения о принадлежащем кандидату, его супруге (супругу) и несовершеннолетним детям недвижимом имуществе, находящемся за пределами территории Российской Федерации, об источниках получения средств, за счет которых приобретено указанное имущество, об обязательствах имущественного характера за пределами территории Российской Федерации кандидата, а также сведения о таких обязательствах его супруги (супруга) и несовершеннолетних детей;
- сведения о расходах кандидата, его супруги (супруга) и несовершеннолетних детей по каждой сделке по приобретению земельного участка, другого объекта недвижимости, транспортного средства, ценных бумаг, акций (долей участия, паев в уставных (складочных) капиталах организаций), совершенной в течение последних трех лет, если сумма сделки превышает общий доход кандидата и его супруги (супруга) за три последних года, предшествующих совершению сделки, и об источниках получения средств, за счет которых совершена сделка;
5) документы, представляемые в Комиссию кандидатом для регистрации:
- список кандидатур для наделения полномочиями члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
- заявление каждого из представленных кандидатом лиц о согласии на представление его в качестве кандидатуры для наделения полномочиями члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
- копии документов, подтверждающих сведения, указанные в заявлении лиц, представленных кандидатом в качестве кандидатуры для наделения полномочиями члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
- уведомление кандидата о том, что он не имеет счетов (вкладов), не хранит наличные денежные средства и ценности в иностранных банках, расположенных за пределами территории Российской Федерации, не владеет и (или) не пользуется иностранными финансовыми инструментами;
- сведения об изменениях в данных о кандидате, ранее представленных при выдвижении;
6) итоговый протокол проверки листов поддержки кандидата <1>;
--------------------------------
<1> Итоговый протокол прилагается к постановлению Комиссии о регистрации кандидатов либо об отказе в регистрации.
7) документы о выбытии кандидата и отзыве зарегистрированного кандидата: заявление кандидата о снятии своей кандидатуры, решение избирательного объединения об отзыве зарегистрированного кандидата <2>;
--------------------------------
<2> Данные документы прилагаются к постановлению Комиссии.
8) заявление зарегистрированного кандидата об отзыве кандидатуры для наделения полномочиями члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации <3>;
--------------------------------
<3> Данное заявление прилагается к постановлению Комиссии.
9) документы о назначении и отзыве доверенных лиц избирательного объединения:
- решение (представление) избирательного объединения о назначении доверенных лиц;
- списки доверенных лиц;
- копии приказов (распоряжений) об освобождении от служебных обязанностей на период осуществления полномочий доверенного лица в отношении лиц, находящихся на государственной или муниципальной службе;
- заявления граждан о согласии быть доверенными лицами;
- решение избирательного объединения об отзыве доверенных лиц;
10) документы о назначении и отзыве доверенных лиц кандидата:
- заявление кандидата о назначении доверенных лиц;
- списки доверенных лиц;
- копии приказов (распоряжений) об освобождении от служебных обязанностей на период осуществления полномочий доверенного лица в отношении лиц, находящихся на государственной или муниципальной службе;
- заявления граждан о согласии быть доверенными лицами;
- заявление об отзыве доверенных лиц;
11) документы о назначении уполномоченных представителей кандидата по финансовым вопросам и прекращении их полномочий:
- заявление кандидата о назначении уполномоченного представителя по финансовым вопросам;
- заявление гражданина о согласии быть уполномоченным представителем;
- копия нотариально удостоверенной доверенности;
- заявление кандидата о прекращении полномочий уполномоченного представителя;
12) первый экземпляр протокола Комиссии о результатах выборов и приложенные к нему сводная таблица, особые мнения членов Комиссии с правом решающего голоса;
13) первые экземпляры протоколов территориальных избирательных комиссий об итогах голосования и приложенные к ним сводные таблицы, особые мнения членов территориальных избирательных комиссий с правом решающего голоса;
14) первые экземпляры протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования и приложенные к ним особые мнения членов участковых избирательных комиссий с правом решающего голоса;
15) жалобы (заявления) на нарушения федеральных законов, Закона области, поступившие в Комиссию в период, который начинается в день голосования и заканчивается в день составления протокола Комиссии о результатах выборов, и принятые по ним решения Комиссии;
16) жалобы (заявления) на нарушения федеральных законов, Закона области, поступившие в территориальную избирательную комиссию в период, который начинается в день голосования и заканчивается в день составления протокола территориальной избирательной комиссии об итогах голосования, и принятые по ним решения территориальной избирательной комиссии;
17) жалобы (заявления) на нарушения федеральных законов, Закона области, поступившие в участковую избирательную комиссию в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей, и принятые по ним решения участковой избирательной комиссии;
18) протоколы участковых избирательных комиссий об итогах голосования с отметкой "Повторный", "Повторный подсчет голосов";
19) экземпляры печатных агитационных материалов (или их копии), экземпляры аудиовизуальных материалов, фотографии иных агитационных материалов со сведениями о месте нахождения (об адресе места жительства) организации (лица), изготовившей (изготовившего) и заказавшей (заказавшего) эти материалы, представленные кандидатом в Комиссию до начала их распространения;
20) экземпляр информационного плаката со сведениями о выдвинутых кандидатах;
21) копия отчета Комиссии о поступлении и расходовании средств областного бюджета, выделенных на подготовку и проведение выборов;
22) копия сведений о поступлении средств в избирательные фонды кандидатов и расходовании этих средств;
23) листы поддержки кандидата с подписями депутатов представительных органов муниципальных образований и (или) избранных на муниципальных выборах глав муниципальных образований в поддержку выдвижения кандидата;
24) список лиц, которые поставили свои подписи в листах поддержки кандидата.
2.2. В Комиссии подлежат хранению не менее десяти лет со дня официального опубликования общих результатов выборов с последующим уничтожением по акту в установленном порядке:
1) первый и итоговый финансовые отчеты кандидата;
2) сведения филиала Сберегательного банка Российской Федерации о поступлении средств на специальный избирательный счет избирательного фонда кандидата (при представлении сведений на бумажных носителях) и расходовании этих средств;
3) отчет территориальной избирательной комиссии о поступлении и расходовании средств областного бюджета, выделенных на подготовку и проведение выборов.
2.3. В Комиссии подлежат хранению не менее пяти лет со дня официального опубликования общих результатов выборов с последующим уничтожением по акту в установленном порядке:
1) поступившие в Комиссию жалобы (заявления) на нарушения Закона области и принятые по ним решения;
2) список лиц, присутствовавших в Комиссии при установлении результатов выборов и составлении протокола: членов вышестоящих избирательных комиссий и работников их аппарата, зарегистрированных кандидатов или их доверенных лиц, уполномоченных представителей по финансовым вопросам, доверенных лиц избирательных объединений, наблюдателей, представителей средств массовой информации;
3) информация о результатах проверок государственными органами сведений о размере и об источниках доходов кандидата, об имуществе, принадлежащем кандидату, его супруге (супругу) и несовершеннолетним детям на праве собственности, о вкладах в банках, ценных бумагах, сведений, указанных в заявлении кандидата о согласии баллотироваться, и иных сведений;
4) информация о результатах проверок в органах регистрационного учета сведений о жертвователях;
5) вторые экземпляры подтверждений о получении Комиссией документов при выдвижении и для регистрации кандидатов;
6) сведения о размере и других условиях оплаты работы или услуг организаций, индивидуальных предпринимателей по изготовлению печатных агитационных материалов;
7) сведения о размере и других условиях оплаты эфирного времени, печатной площади вместе с уведомлением о готовности предоставить эфирное время и печатную площадь для проведения предвыборной агитации;
8) протокол о результатах жеребьевки по распределению бесплатного эфирного времени и график к нему;
9) сводные сведения об объемах и стоимости эфирного времени, печатной площади, предоставленных кандидату за плату и бесплатно;
10) отчеты участковых избирательных комиссий о поступлении и расходовании средств областного бюджета, выделенных на подготовку и проведение выборов;
11) первичные финансовые документы, приложенные к отчету Комиссии о поступлении и расходовании средств, выделенных на подготовку и проведение выборов;
12) первичные финансовые документы, приложенные к отчетам избирательных комиссий о поступлении и расходовании средств, выделенных на подготовку и проведение выборов;
13) приложенные к итоговым финансовым отчетам кандидатов первичные финансовые документы, подтверждающие поступление и расходование средств избирательного фонда;
14) уведомление кандидата об открытии и закрытии специального избирательного счета;
15) уведомление кандидата об открытии специальных избирательных счетов избирательных фондов на иных выборах;
16) второй экземпляр протокола Комиссии о результатах выборов и приобщенные к нему сводная таблица, заверенные копии особых мнений членов Комиссии с правом решающего голоса;
17) заверенные копии жалоб (заявлений) на нарушения федеральных законов, Закона области, поступивших в Комиссию в период, который начинается в день голосования и заканчивается в день составления протокола Комиссии о результатах выборов, и принятых по ним решений Комиссии;
18) акт о передаче избирательных бюллетеней полиграфической организацией в Комиссию;
19) акт об уничтожении полиграфической организацией лишних избирательных бюллетеней;
20) акт о передаче Комиссией избирательных бюллетеней в территориальные избирательные комиссии;
21) акт о передаче открепительных удостоверений в территориальные избирательные комиссии;
22) акт о погашении неиспользованных избирательных бюллетеней, хранившихся в Комиссии;
23) акт о погашении неиспользованных открепительных удостоверений, хранившихся в Комиссии.
2.4. В Комиссии подлежат хранению не менее одного года со дня официального опубликования общих результатов выборов с последующим уничтожением по акту в установленном порядке:
1) заявления о согласии физических лиц на использование в агитационных материалах их изображений, их высказываний о кандидате;
2) ведомость проверки листов поддержки кандидата;
3) реестр выдачи копий протокола Комиссии о результатах выборов;
4) увеличенная форма сводной таблицы Комиссии о результатах выборов по территории.
2.5. В территориальной избирательной комиссии хранятся не менее пяти лет, а затем передаются в архивные учреждения документы постоянного хранения:
- протоколы заседаний территориальной избирательной комиссии, решения территориальной избирательной комиссии и документы к ним.
2.6. В территориальной избирательной комиссии хранятся не менее пяти лет, а затем уничтожаются по акту в установленном порядке следующие документы временного хранения:
1) заверенные копии жалоб (заявлений) на нарушения федеральных законов, Закона области, поступивших в территориальную избирательную комиссию в период, который начинается в день голосования и заканчивается в день составления протокола территориальной избирательной комиссии об итогах голосования, и принятых по ним решений территориальной избирательной комиссии;
2) вторые экземпляры протоколов территориальных избирательных комиссий об итогах голосования и приложенные к ним сводные таблицы, заверенные копии особых мнений членов территориальных избирательных комиссий с правом решающего голоса;
3) список лиц, присутствовавших в территориальной избирательной комиссии при установлении итогов голосования и составлении протоколов: членов вышестоящих избирательных комиссий и работников их аппарата, зарегистрированных кандидатов или их доверенных лиц, уполномоченных представителей по финансовым вопросам, доверенных лиц избирательных объединений, наблюдателей, представителей средств массовой информации;
4) акт о получении избирательных бюллетеней из Комиссии;
5) акт о получении открепительных удостоверений из Комиссии;
6) акт об уничтожении выбракованных избирательных бюллетеней;
7) акт о передаче избирательных бюллетеней участковым избирательным комиссиям;
8) акт о передаче открепительных удостоверений участковым избирательным комиссиям;
9) акт о выдаче открепительных удостоверений избирателям;
10) акт об установлении факта утраты открепительного удостоверения;
11) акт о погашении неиспользованных избирательных бюллетеней;
12) акт о погашении неиспользованных открепительных удостоверений и отрывных талонов;
13) документы участковых избирательных комиссий, переданные согласно пункту 2.8 настоящего Порядка.
2.7. В территориальной избирательной комиссии хранятся не менее одного года, а затем уничтожаются по акту в установленном порядке следующие документы временного хранения:
1) реестр выдачи открепительных удостоверений территориальной избирательной комиссией;
2) заявление избирателя о выдаче открепительного удостоверения;
3) нотариально удостоверенная доверенность представителя избирателя для получения открепительного удостоверения;
4) увеличенная форма сводной таблицы территориальной избирательной комиссии;
5) документы участковых избирательных комиссий, переданные согласно пункту 2.9 настоящего Порядка.
2.8. В участковой избирательной комиссии хранятся, а затем передаются после дня голосования в территориальную избирательную комиссию следующие документы временного хранения (не менее пяти лет):
1) протоколы заседаний участковой избирательной комиссии, решения участковой избирательной комиссии и документы к ним;
2) список лиц, присутствовавших в участковой избирательной комиссии при установлении итогов голосования и составлении протоколов: членов вышестоящих избирательных комиссий и работников их аппарата, зарегистрированных кандидатов или их доверенных лиц, уполномоченных представителей по финансовым вопросам, доверенных лиц избирательных объединений, наблюдателей, представителей средств массовой информации;
3) второй экземпляр протокола участковой избирательной комиссии об итогах голосования и приложенные к нему заверенные копии особых мнений членов участковой избирательной комиссии с правом решающего голоса;
4) заверенные копии жалоб (заявлений) на нарушения федеральных законов, Закона области, поступивших в участковую избирательную комиссию в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей, и принятых по ним решений участковой избирательной комиссии;
5) акт о получении избирательных бюллетеней из территориальной избирательной комиссии;
6) акт о погашении неиспользованных избирательных бюллетеней;
7) акт об установлении факта утраты открепительного удостоверения;
8) акт о погашении неиспользованных открепительных удостоверений и отрывных талонов;
9) акт о погашении испорченного избирательного бюллетеня;
10) акт о признании избирательных бюллетеней недействительными;
11) акт о совпадении данных, полученных в ходе повторного подсчета голосов избирателей, с первоначальными данными;
12) акт об обнаружении повреждений оборудования, недостачи избирательной документации.
2.9. В участковой избирательной комиссии хранятся, а затем передаются после дня голосования в территориальную избирательную комиссию следующие документы временного хранения (не менее одного года):
1) поступившие в участковую избирательную комиссию жалобы (заявления) на нарушения Закона области и принятые по ним решения;
2) списки избирателей;
3) акт о получении первого экземпляра списка избирателей от территориальной избирательной комиссии;
4) заявления граждан о включении их в список избирателей или о любой ошибке, неточности в сведениях о них, внесенных в список избирателей;
5) заверенная выписка из реестра выдачи открепительных удостоверений в территориальной избирательной комиссии;
6) заявление избирателя о выдаче открепительного удостоверения;
7) нотариально удостоверенная доверенность представителя избирателя для получения открепительного удостоверения;
8) акт о предъявлении пустого переносного ящика для досрочного голосования в отдаленных и труднодоступных местностях;
9) акт о проведении досрочного голосования в отдаленных и труднодоступных местностях;
10) документы о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования: реестр заявлений избирателей о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования, заявления избирателей о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования, ведомость выдачи избирательных бюллетеней для проведения голосования вне помещения для голосования, акт о проведении голосования вне помещения для голосования;
11) ведомость выдачи избирательных бюллетеней для проведения голосования в помещении для голосования;
12) опечатанные избирательные бюллетени;
13) опечатанные открепительные удостоверения;
14) специальные трафареты для самостоятельного заполнения избирательного бюллетеня;
15) информация с применением рельефно-точечного шрифта Брайля;
16) увеличенная форма протокола об итогах голосования;
17) реестр выдачи заверенных копий протокола участковой избирательной комиссии об итогах голосования.
3. ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Уничтожение документов производится по истечении сроков их хранения, установленных в соответствии с разделом 2 настоящего Порядка, только после проведения отбора документов, подлежащих передаче на постоянное хранение в архив, и утверждения описи этих документов экспертно-проверочной комиссией архивного агентства Иркутской области.
3.2. Документы уничтожаются по акту, подписанному лицами, которые провели их экспертизу, и утвержденному председателем соответствующей избирательной комиссии (прилагается).
3.3. Уничтожение производится путем сжигания, измельчения на кусочки размером не более 2,5 кв.см, растворения или химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок. При уничтожении документов должна быть исключена возможность ознакомления посторонних лиц с уничтожаемыми документами, неполного уничтожения документов, позволяющего восстановить их.
3.4. Документы, содержащие конфиденциальную информацию, подлежат уничтожению только путем сжигания в присутствии представителя соответствующей избирательной комиссии.
Приложение
к Порядку
хранения, передачи в архивы
и уничтожения документов, связанных
с подготовкой и проведением выборов
Губернатора Иркутской области
Утверждаю
Председатель ______________________
наименование избирательной комиссии
_____________ ___________________
подпись расшифровка подписи
"__" ____________ 20___ г.
Наименование
избирательной комиссии
АКТ
"__" ________ года № ___
_________________
(место составления)
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании постановления Избирательной комиссии Иркутской области от
___ июня 2015 года № ___ "О Порядке хранения, передачи в архивы и
уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов
Губернатора Иркутской области", Перечня типовых управленческих архивных
документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения,
утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25
августа 2010 года № 558, отобраны к уничтожению как не имеющие
научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы
по выборам Губернатора Иркутской области __________________________________
(наименование выборов и их дата)
Фонда № ______.
№ п/п
Заголовок дела или групповой заголовок документов
Крайние даты
Индекс дела по номенклатуре
Кол-во ед. хр.
Сроки хранения и номера статей по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
Итого: _________________ ед. хр. за 2015 год
(цифрой и прописью)
Опись дел постоянного хранения за _________ утверждена, а по личному
составу за ___________ согласована с Экспертно-проверочной комиссией
______________________________________________ (протокол ______ № __).
(наименование архивного учреждения)
_____________________________________ _______ ___________________________
должность работника, проводившего подпись расшифровка подписи
экспертизу
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протоколом ЭК
избирательной комиссии
от __________________ № ____
Документы в количестве _________________ дел
(цифрой и прописью)
весом _________________ кг сданы в ________________________________________
___________________________________________________________________________
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ___________ № ________.
_____________________________________ _______ ___________________________
должность работника, сдавшего подпись расшифровка подписи
документы
Дата
------------------------------------------------------------------