Приказ министерства юстиции Иркутской области от 25.05.2015 N 24-мпр "Об утверждении Положения о постоянно действующей экспертной комиссии министерства юстиции Иркутской области и Положения об архиве министерства юстиции Иркутской области"
МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 25 мая 2015 г. № 24-мпр
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ
КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ И ПОЛОЖЕНИЯ
ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях организации методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к своевременной передаче на постоянное хранение в областное государственное казенное учреждение "Государственный архив Иркутской области" документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности министерства юстиции Иркутской области, в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года № 4-оз "Об архивном деле в Иркутской области", постановлением Правительства Иркутской области от 25 апреля 2014 года № 222-пп "О министерстве юстиции Иркутской области", руководствуясь статьей 21 Устава Иркутской области, приказываю:
1. Утвердить:
1) Положение о постоянно действующей экспертной комиссии министерства юстиции Иркутской области (прилагается);
2) Положение об архиве министерства юстиции Иркутской области (прилагается).
2. Настоящий приказ подлежит официальному опубликованию.
Исполняющая обязанности министра юстиции
Иркутской области
С.М.ПАРХАМОВИЧ
Утверждено
приказом
министерства юстиции
Иркутской области
от 25 мая 2015 года
№ 24-мпр
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Документы министерства юстиции Иркутской области (далее - министерство), представляющие историческую, научную, социальную, экономическую и культурную ценность, относящиеся к государственной собственности Иркутской области, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации и подлежат постоянному хранению в Государственном архиве Иркутской области.
2. До передачи на государственное хранение документы временно (в течение 10 лет) хранятся в архиве министерства.
3. Архив министерства образован в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года № 4-оз "Об архивном деле в Иркутской области".
4. Архив министерства создан для хранения законченных делопроизводством документов, их отбора на постоянное и долговременное хранение, учета, научного и практического использования, подготовки и своевременной передачи документов на хранение в Государственный архив Иркутской области.
5. Архив министерства находится в помещении, расположенном по адресу: 664011, г. Иркутск, бульвар Рябикова, д. 23.
6. Архив министерства работает согласно годовому плану работы, утвержденному начальником управления внутреннего обеспечения в министерстве.
Архив министерства возглавляет ответственный за архив, которого назначает министр.
7. В своей работе ответственный за архив руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года № 4-оз "Об архивном деле в Иркутской области", Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области, утвержденной указом Губернатора Иркутской области от 5 июля 2012 года № 199-уг (далее - Инструкция), Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558, Основными правилами работы ведомственных архивов, приказами, указаниями Федерального архивного агентства Российской Федерации, методическими рекомендациями архивного агентства Иркутской области и областного государственного казенного учреждения "Государственный архив Иркутской области" (далее - ОГКУ "Государственный архив Иркутской области"), настоящим Положением.
8. Контроль за деятельностью архива осуществляет начальник управления внутреннего обеспечения в министерстве.
9. Организационно-методическое руководство деятельностью ответственного за архив осуществляет ОГКУ "Государственный архив Иркутской области".
Глава 2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
10. В состав архива входят:
1) законченные делопроизводством документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, необходимые в практической деятельности министерства;
2) документы по личному составу;
3) печатные (в том числе ведомственные) издания, дополняющие документы архива и документы, необходимые для справочной работы;
4) научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов архива (описи, исторические справки, каталоги, указатели, обзоры);
5) документы личного происхождения, образовавшиеся в результате деятельности сотрудников министерства, подведомственных ему учреждений и имеющие историческую, культурную или иную ценность.
Глава 3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА АРХИВ
11. Основными задачами ответственного за архив являются:
1) комплектование законченными делопроизводством документами постоянного и долговременного хранения, делами по личному составу, образовавшимися в результате деятельности министерства;
2) учет, обеспечение сохранности, использования документов, находящихся в архиве;
3) подготовка и своевременная передача документов на хранение в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области";
4) осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве министерства;
5) внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.
12. В соответствии с возложенными на него основными задачами ответственный за архив осуществляет следующие функции:
1) принимает, учитывает и хранит в специально оборудованных помещениях (металлических шкафах) законченные делопроизводством документы постоянного и долговременного хранения, обработанные в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 года, приказом Главархива СССР от 23 мая 1988 года № 33, Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 года № 263 (далее - Основные правила), Инструкцией, и несет ответственность за их сохранность;
2) совместно с сотрудниками министерства, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях министерства, контролирует сохранность и правильность оформления дел в министерстве, принимает участие в составлении номенклатур дел и проверяет правильность формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой;
3) ежегодно (к 1 сентября) организует экспертизу научной и практической ценности документов, находящихся в архиве министерства;
4) создает и пополняет научно-справочный аппарат к документам, подлежащим передаче на государственное хранение. Представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством документов на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии министерства юстиции Иркутской области и экспертно-проверочной комиссии архивного агентства Иркутской области (далее - ЭПК) описи дел постоянного хранения и по личному составу;
5) после утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения и согласования дел по личному составу составляет акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения за соответствующий период;
6) осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение документов, периодически (1 раз в 5 лет) организует проверку наличия и состояния дел в архиве;
7) осуществляет подготовку документов для изготовления архивным агентством Иркутской области страховых копий на особо ценные документы, создает страховой фонд особо ценных документов и фонд пользования, которые вместе с оригиналами передает на хранение в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области";
8) организует использование документов:
информирует руководство и сотрудников министерства о составе и содержании документов архива;
выдает в установленном порядке дела для работы сотрудникам министерства;
ведет учет использования документов;
выдает в установленном порядке справки, копии и выписки из документов организациям и отдельным лицам;
9) принимает участие в разработке методических пособий по делопроизводству и архивному делу министерства;
10) консультирует сотрудников министерства по вопросам делопроизводства и архива;
11) подготавливает и передает на государственное хранение документы постоянного хранения в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области" в установленные сроки и в установленном порядке;
12) ежегодно (к 1 декабря) представляет в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области" паспорт архива министерства и сведения об изменениях в составе и объеме фондов;
13) осуществляет планирование работы архива министерства в соответствии с Основными правилами.
Глава 4. ПРАВА ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА АРХИВ
13. Для выполнения возложенных задач и функций ответственный за архив имеет право:
1) контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях министерства;
2) запрашивать от сотрудников министерства сведения, необходимые для работы с архивом;
3) привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов наиболее квалифицированных сотрудников министерства;
4) требовать от сотрудников министерства письменные объяснения причин отсутствия документов.
Глава 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА АРХИВ
14. Ответственный за архив несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Начальник управления внутреннего
обеспечения в министерстве юстиции
Иркутской области
Л.В.КРАСНОПЕРОВА
Утверждено
приказом
министерства юстиции
Иркутской области
от 25 мая 2015 года
№ 24-мпр
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МИНИСТЕРСТВА
ЮСТИЦИИ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Постоянно действующая экспертная комиссия министерства юстиции Иркутской области (далее - комиссия) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую документацию, а также фото- и видеодокументы, образующиеся в процессе деятельности министерства юстиции Иркутской области (далее - министерство).
2. В своей работе комиссия руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года № 4-оз "Об архивном деле в Иркутской области", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19, Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области, утвержденной указом Губернатора Иркутской области от 5 июля 2012 года № 199-уг, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 (далее - Перечень), а также правовыми актами министерства.
3. Комиссия является совещательным органом при министре юстиции Иркутской области (далее - министр).
Решения комиссии вступают в силу после их утверждения министром.
В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с областным государственным казенным учреждением "Государственный архив Иркутской области" (далее - ОГКУ "Государственный архив Иркутской области").
4. Комиссию возглавляет начальник управления внутреннего обеспечения в министерстве (далее - председатель комиссии), ее секретарем является сотрудник административно-хозяйственного отдела в управлении внутреннего обеспечения в министерстве.
Персональный состав комиссии определяется распоряжением министерства из числа сотрудников структурных подразделений министерства.
В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций, в качестве консультантов - представители ОГКУ "Государственный архив Иркутской области".
5. Положение о комиссии утверждается приказом министерства после согласования с ОГКУ "Государственный архив Иркутской области".
Глава 2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ КОМИССИИ
6. Основными задачами комиссии являются организация и проведение:
1) экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формирования;
2) экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению;
3) отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.
Глава 3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ КОМИССИИ
7. В соответствии с возложенными на нее задачами комиссия выполняет следующие основные функции:
1) организует и проводит работу по ежегодному отбору документов для дальнейшего хранения и к уничтожению;
2) осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов министерства и по подготовке их к архивному хранению, по разработке проекта номенклатуры дел;
3) рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного агентства Иркутской области (далее - ЭПК), а затем на согласование министру:
описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;
акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
документы со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в Перечне;
4) представляет на согласование ЭПК, а затем на утверждение министру:
сводную номенклатуру дел;
описи дел по личному составу;
акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;
5) представляет на рассмотрение ЭПК предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных Перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнем;
6) представляет на утверждение министру:
акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.
Глава 4. ПРАВА КОМИССИИ
8. Для выполнения возложенных основных задач и функций комиссия имеет право:
1) в пределах своей компетенции давать сотрудникам министерства, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях министерства, рекомендации по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов;
2) запрашивать от руководителей структурных подразделений министерства письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;
3) заслушивать на своих заседаниях комиссии руководителей структурных подразделений министерства о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, являющихся частью Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов;
4) приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов представителей ОГКУ "Государственный архив Иркутской области", сторонних организаций;
5) не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы;
6) информировать министра по вопросам, относящимся к компетенции комиссии;
7) в установленном порядке представлять министерство в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области".
Глава 5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ КОМИССИИ
9. Комиссия взаимодействует с ЭПК, получает от нее соответствующие организационно-методические указания.
10. Вопросы, относящиеся к компетенции комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение комиссии документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней с момента поступления.
11. Заседание комиссии и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли *** не менее половины присутствующих на заседании членов комиссии. Право решающего голоса имеют только члены комиссии. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель комиссии (в необходимых случаях по согласованию с ОГКУ "Государственный архив Иркутской области").
12. Ведение делопроизводства комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых комиссией решений возлагаются на секретаря комиссии.
Начальник управления внутреннего
обеспечения в министерстве юстиции
Иркутской области
Л.В.КРАСНОПЕРОВА
------------------------------------------------------------------